Cocreatie in Office 365. Een mooie optie met onverwachte bijwerkingen
Als je Office 365 gebruikt en toegang hebt tot OneDrive for Business of Sharepoint dan zal binnenkort een nieuwe optie beschikbaar komen (die al beschikbaar is voor iedereen die meedoet met het Office insider programma). Deze optie is Cocreatie genoemd.De optie maakt het mogelijk om samen te werken aan een Office document (Excel werkmap, Word document, Powerpoint presentatie) met een collega. Iedereen die dat document bewerkt zal alle wijzigingen zien die door de collega('s) is (zijn) gedaan. En het werkt op verschillende apparaten (Ja, ook op desktop Excel!).
Bijwerkingen?
Inderdaad, bijwerkingen. Ik beperk me in dit artikeltje even tot Excel omdat Excel anders gebruikt wordt dan Word of Powerpoint.Om Cocreatie te laten werken is nieuwe functionaliteit aan Office toegevoegd dat "Automatisch Opslaan" is genoemd (Ik weet het, lang geleden had Excel een Autosave add-in, maar die is een paar versies geleden afgeschaft). Dit Automatisch Opslaan is nodig om de wijzigingen tussen de verschillende mensen die het document aan het bewerken zijn te synchroniseren. Om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen zogezegd.
Wat is nu die bijwerking waarover je het hebt zou je kunnen vragen? Dat is dit dialoogvenster:
Precies!
Wat kan mij dat schelen, deel 1
Kijk eens even naar dit werkproces:- Je bent aan het werken aan een ingewikkeld Excel model;
- Je hebt een idee gekregen om iets te wijzigen en je opent het bestand;
- Na vele dingen te hebben gewijzigd verander je van gedachten;
- Geen probleem zou je denken, gewoon het bestand sluiten en "Niet opslaan" kiezen, toch?
Wat kan mij dat schelen, deel 2
Een ander werkproces:- Je hebt een geweldig dashboard gebouwd;
- Je hebt dit met het hele bedrijf gedeeld;
- Jan opent het bestand en stelt wat filters in om zijn afdeling te zien;
- Automatisch Opslaan voert zijn taak uit;
- Nu krijgt het gehele bedrijf Jan's versie van het dashboard te zien.
Automatisch Opslaan uitzetten
Gelukkig is het makkelijk om Automatisch Opslaan uit te zetten en dit wordt onthouden voor het bestand (Nadat je het bestand -inderdaad- hebt opgeslagen). Gewoon de schakelaar linksboven op de titelbalk van Excel omzetten:
Daarna ziet deze er zo uit:
Hierna gedraagt het bestand zich weer zoals je gewend was en kun je naar hartenlust je Excel bestand bewerken en zonder opslaan sluiten zorgt ervoor dat je bestand niet wordt gewijzigd. Maar uiteraard zal Cocreatie voor dit bestand vanaf nu uitgeschakeld zijn.
Wijzigingen ongedaan maken
Wat nou als je vergeten was Automatisch Opslaan uit te zetten en je hebt per ongeluk iets gewijzigd dat niet ongedaan gemaakt kan worden (zoals het verwijderen van een werkblad)? De weg terug is het nieuwe klok icoontje in de rechterbovenhoek van het Excel venster:
Door op dat icoontje te klikken opent het Activiteiten taakvenster:
Als je nog weet wanneer je die laatste fatale wijziging hebt gedaan, dan klik je op "Versie openen" van het bestand dat net voor dat tijdstip is vermeld. Excel opent die versie en toont een nieuwe (grijze) balk:
Hiermee kan je dus terug gaan naar de vorige versie, door op de knop Herstellen" te drukken. Je kan ook eerst beide versies (die allebei open zijn in Excel nu) met elkaar vergelijken. Wil je terug naar de vorige versie, dan is het noodzakelijk om de gewijzigde versie eerst te sluiten. Anders loop je kans op foutmeldingen. Uiteraard is dit lastig als ook iemand anders nog in het bestand aan het werken is, vraag eerst iedereen om uit het bestand te gaan (en vraag even wat ze hebben gedaan...). Ik druk op Herstellen en Excel komt met een volgende balk:
Omdat ik terug wil naar het origineel kies ik "Wijzigingen negeren" waarna ik dit venster krijg:
Ik klik Ja. Poe, dat was een reeks verontrustende en verwarrende dialoogvensters en balken waar ik doorheen moest enkel omdat ik mijn wijzigingen niet wilde opslaan!
Dus dat is het dan. Een erg handige nieuwe functie is aan Office toegevoegd maar als je de gewoonte hebt om even snel een bestand te bekijken en wat dingen uit te proberen, daarbij verwachtend dat je gewoon zonder wijzigingen kunt sluiten dan ben je gewaarschuwd: controleer de stand van de Automatisch Opslaan schakelaar links-boven voordat je ook maar iets doet!
Vragen, suggesties en opmerkingen
Al het commentaar over deze pagina:
Commentaar van: Renato (28-9-2017 08:56:47) deeplink naar dit commentaar
Als je een cocreatie hebt in Excel is het dan mogelijk dat de ene gebruiker filters gebruikt waar de ander geen last van heeft. Dus de ander ziet het bestand ongefilterd.
Hetzelfde geldt voor het verbergen van kolommen.
Commentaar van: Jan Karel Pieterse (28-9-2017 13:11:49) deeplink naar dit commentaar
Hoi Renato,
Helaas worden filters ook gesynchroniseerd. We hebben daar al opmerkingen over gemaakt dat dat ongewenst is.
Commentaar van: John (12-6-2018 13:25:24) deeplink naar dit commentaar
Het synchroniseren van de filters/sortering van andere gebruikers is zeer ongewenst en eigenlijk niet te gebruiken in cocreatie. Het uitschakelen van automatisch opslaan is geen optie indien je naast je persoonlijke gewenste weergave (m.b.v filters/sortering) ook cellen moet wijzigen/invullen. Zodra je dan na het wijzigen het werk handmatig wilt opslaan, dan komt vaak de melding dat er een nieuwere versie bestaat met wijzigingen van andere gebruikers. Je kunt dan alleen nog maar een kopie opslaan of je wijzigingen negeren. Een mogelijke work-around is het bestand 2x openen waarvan 1x zonder automatisch opslaan waarin wel je persoonlijk gefilterde weergave gemaakt wordt. Je kunt dan via regelnummer naar de betreffende locatie zoeken in de andere versie, de wijzigingen kunnen hier dan uitgevoerd worden. Erg omslachtig dus. Ik vind het dan ook een kwalijke zaak dat zo'n belangrijke functie op deze manier (niet) werkt.
Het heeft wel de aandacht bij Microsoft, dus hopelijk komt er snel een mooie update. Om hier prioriteit aan te geven kan er gestemd worden via:
https://excel.uservoice.com/forums/304921-excel-for-windows-desktop-application/suggestions/31976935-filtering-needs-to-work-in-co-authoring
Commentaar van: Jan Karel Pieterse (12-6-2018 14:19:36) deeplink naar dit commentaar
Hoi John,
Helemaal mee eens.
Commentaar van: Marisa van der Holst (22-8-2018 11:53:19) deeplink naar dit commentaar
Ik ben aan het kijken om met drie personen tegelijk in excel middels co creatie aan een documenten te werken. Nu heb ik op alle laptops office 364, one drive en de juiste (nieuwste) versie van excel staan echter op 1 laptop werkt de functie automatisch opslaan niet (gene mogelijkheid om aan te zetten). Het document wordt gelopen middels one drive en als hij wordt opgeslagen zijn de wijzigingen ook verwerkt in het gezamenlijke bestand. Dus naar mijn idee zou alles goed moeten zijn echter die functie werkt dus niet. Iemand nog een idee waar ik dat zou kunnen oplossen?
Commentaar van: Jan Karel Pieterse (23-8-2018 14:56:05) deeplink naar dit commentaar
Hoi Marisa,
Die ene PC die het niet doet, staat daar wel Office 365 op? Zo ja, kijk eens of die wel is bijgewerkt tot dezelfde versie als de andere PC's.
Commentaar van: Rick Kosters (3-1-2019 11:14:52) deeplink naar dit commentaar
Dag,
ik werk samen in excel-365 (1811) met een collega, maar herhaaldelijk krijgt mijn collega (en soms ik) de melding dat zijn/mijn wijzigingen niet kunnen worden geupload en dat ze genegeerd moeten worden, of soms alleen opnieuw geopend moeten worden.
In mijn beleving heb ik geen acties uitgevoerd die niet gesynchroniseerd kunnen worden (regels invoegen en waarden kopieren).
Wat kan daar de oorzaak van zijn?
Het bestand bevat wel een macro die alleen met een knop bedient moet worden en dat is niet gebeurd. Verder wat voorwaardelijke opmaak.
Ik wordt er een beetje flauw van.
mvg Rick Kosters
Commentaar van: Jan Karel Pieterse (2-2-2019 16:28:50) deeplink naar dit commentaar
Hoi Rick,
Excuus voor de late reactie, heb je opmerking net pas gezien. Is de vraag nog actueel?
Commentaar van: John Philippen (25-5-2020 13:25:00) deeplink naar dit commentaar
Even een vraagje over Cocreatie.
Als je VBA gebruikt, kun je dan wel gebruik maken van cocreatie?
m.v.g.
John Philippen
Commentaar van: Jan Karel Pieterse (25-5-2020 13:58:00) deeplink naar dit commentaar
Hoi John,
Jazeker. Je zal wel goed moeten nadenken over eventuele event code in je bestand, om te voorkomen dat dit teveel events gaat triggeren.
Commentaar van: John Philippen (25-5-2020 15:23:00) deeplink naar dit commentaar
Dank voor je snelle reactie.
m.v.g.
John Philippen
Commentaar van: Lisette ten Ham (14-7-2020 15:58:00) deeplink naar dit commentaar
Beste ,
Ik werk via office 365 vanuit huis en alles wordt opgeslagen in the cloud via one drive met het werk account.
Op het werk zijn een aantal excel bestanden die ik gebruik en die tegelijkertijd ook door de receptie gebruikt kunnen worden. Nu zou dat dus zonder problemen tegelijkertijd moeten kunnen, overal staat de optie automatisch opslaan aan. Ik zie dus ook wel eens dat de ander ook door het document gaat (doordat je dan zijn/haar naam voorbij ziet komen). Vaak gaat het goed, maar heel vaak open ik een andere werkdag mijn pc en dan geeft One Drive - 'naam werk' aan dat er een synchronisatie fout is gevonden en dat ik de bestanden kan mergen of met een andere naam kan opslaan.
Waardoor komt een synchronisatie fout voor?
Als ik ga mergen, hoe werkt dat dan precies?
Ik kies nu altijd voor de 'veiligere' functie om op een andere naam op te slaan, dan moet ik alleen zelf alles checken en dingen aanpassen naar de nieuwste versie. Heel vervelend dus. Hoop dat hier een makkelijke oplossing voor is. Bij voorbaat dank voor de tijd om te antwoorden!
Commentaar van: Jan Karel Pieterse (18-7-2020 19:23:00) deeplink naar dit commentaar
Hoi Lisette,
Moeilijk te zeggen, mogelijk een netwerkfout?
Heeft u vragen, suggesties of opmerkingen? Gebruik dan dit formulier.
Mocht uw vraag niet direct relevant zijn voor deze pagina, maar een algemene Excel vraag betreffen, dan adviseer ik om deze hier te stellen: excelexperts.nl/forum/index.php.