Tekst bestanden importeren in Excel werkbladen
Inhoud
Inleiding
In dit artikel laat ik zien hoe je het importeren van .txt, .prn en/of
.csv bestanden in een Excel werkblad kunt vereenvoudigen.
Als je ooit geprobeerd hebt om een tekstbestand te openen in Excel (Bestand,
Openen, kies "Tekst bestanden" als bestandstype), dan heb je al kennis gemaakt
met de "Wizard Tekst importeren". Als je bovendien wel eens een CSV bestand
met Excel geopend hebt dan weet je ook, dat deze handige wizard niet wordt
gestart bij dit type bestanden. Wat te doen, als je in de situatie zit dat
je regelmatig bestanden moet importeren met een identieke structuur, waarbij
je dus iedere keer precies dezelfde tekst importinstellingen nodig hebt?
En hoe importeer je de gegevens uit die bestanden in hetzelfde werkblad,
zonder de importdefinitie steeds opnieuw op te moeten geven?
In dit artikel laat ik zien hoe je deze taak makkelijk maakt met behulp
van zowel Ophalen & transformeren, als met de oude wizard tekst importeren.
Voordat je de PowerQuery import stappen uitvoert, is het belangrijk eerst
jezelf enkele vragen te stellen:
- Zal de naam van het te importeren bestand telkens hetzelfde zijn?
- Zal de locatie (regelmatig) veranderen?
- Wil ik één bestand importeren, of wellicht meerdere bestanden?
Als het antwoord op één van deze vragen Ja is, overweeg dan om andere
stappen te kiezen dan degene die ik hieronder beschrijf. In dergelijke gevallen
kan je beter gebruik maken van de keuze "Uit map": Gegevens tab, Gegevens
ophalen knop, Uit bestand, Uit map. Deze route geeft je vervolgens de mogelijkheid
om bijvoorbeeld de bestanden te filteren op extensie, eventueel ze te sorteren
zodat de nieuwste bovenaan staat en vervolgens alleen dat bestand te importeren.
Of misschien wil je alle .txt bestanden in een map openen die een naam hebben
die start met "balans". De mogelijkheden zijn eindeloos.
Hoe dan ook, laten we eens een enkel CSV bestand importeren.
De Landinstellingen kiezen
CSV bestanden kennen geen internationale standaard. Het enige dat zeker
is, is dat er gebruik wordt gemaakt van een scheidingsteken
om de kolommen te scheiden. Hetzelfde geldt voor andere zaken in CSV bestanden:
Er is geen overeenkomst over hoe een datum eruit ziet noch een afspraak
over het decimaal- of het duizendtalscheidingsteken. Dit alles hangt af
van de landinstellingen van de computer die de CSV heeft geproduceerd. Het
kan dus zijn dat je te maken krijgt met een CSV met de puntkomma als scheidingsteken
voor de kolommen, komma's als decimaalscheidingsteken en een datumvolgorde
van dd-mm-jjjj. In de oude tekst importeren wizard (zie verderop in dit
artikel), kies je deze instellingen pas nadat je het bestand hebt gekozen.
In PowerQuery is het het makkelijkst als je dit vooraf doet.
Het is een goed idee om de CSV eerst even in Kladblok (Notepad) te openen,
zodat je kunt zien wat het bestand bevat. Dat stelt je in staat om te zien
hoe het zit met:
- Kolom scheidingsteken
- Decimaal scheidingsteken
- Duizendtallen scheidingsteken
- Datum opmaak en volgorde
Als je een beetje geluk hebt, dan is de CSV gemaakt met standaard landinstellingen
(en niet zoals bovenstaand voorbeeld waar de kolom- en decimaalscheidingstekens
dezelfde zijn). Vertel PowerQuery dus welke landinstellingen het moet gebruiken
bij het importeren. Klik de Gegevens tab, kies Gegevens ophalen en klik
"Query opties". Klik vervolgens op de tab "Regionale instellingen" en kies
de juiste landinstellingen:
Hoe weet je nu welke landinstellingen je nodig hebt?? Het dialoogvenster
vertelt je niet welke scheidingstekens en formaten bij elke landinstelling
horen. Google helpt hier enorm,
Chris Webb heeft dit al voor ons uitgezocht! Chris heeft zelfs een
Excel bestandje gemaakt met daarin alle instellingen.
Nu de landinstellingen goed staan zijn we klaar om het importeren te
starten. Klik Gegevens, Uit tekst/CSV. Nadat je het gewenste bestand gekozen
hebt, verschijnt dit venster:
Zoals je kunt zien heeft Power Query geprobeerd om zaken als het scheidingsteken
en de gegevenstypen (op basis van de eerste 200 rijen) af te leiden uit
de gegevens in het bestand. Wijzig deze instellingen als ze niet juist zijn.
De beste stap die je vervolgens kunt nemen is klikken op "Gegevens transformeren".
Direct op Laden klikken is vrijwel nooit goed genoeg want je zult daarna
veel kliks nodig hebben om alsnog wijzigingen aan te brengen indien bijvoorbeeld
datums niet als datums zijn herkend tijdens het importeren. Klik dus altijd
op Gegevens transformeren zodat je e.e.a. direct kan corrigeren.
Nadat je op Gegevens transformeren hebt geklikt, opent het Power Query
venster. Controleer nu alle kolommen. Het icoontje naast hun naam in de
koprij geeft aan welk gegevenstype voor die kolom geldt:
Heeft een kolom het verkeerde gegevenstype, klik dan
op het ikoontje en kies het juiste type. Dit is een belangrijke stap.
Verkeerde gegevenstypen zorgen voor foute berekeningen in Excel!
Dit is het moment om dingen te doen als verwijderen van kolommen die
niet nodig zijn of sorteren van de tabel op de gewenste kolommen. Zodra
je tevreden bent met de gegevens klik je op Start tab van het PQ lint en
op de vervolgkeuzelijst onder "Sluiten en laden", kies "Sluiten en laden
naar..."
In het daaropvolgende dialoogvenster kan je keuzes maken met betrekking
tot waar PowerQuery de geïmporteerde gegevens moet laten:
Helaas is hier de knop Eigenschappen niet beschikbaar. Klik op OK om
-zoals ingesteld in het voorbeeld- de gegevens te laden in een tabel op
het huidige werkblad.
Om alsnog de eigenschappen van de verbinding te kunnen aanpassen klik
je in de tabel en vervolgens op de Tabelontwerp tab op de Eigenschappen
knop:
In het dialoogvenster dat opent kan je dingen instellen zoals wat er
moet gebeuren als er meer of juist minder rijen met gegevens worden geïmporteerd
en of de kolombreedtes telkens mogen worden aangepast:
Er zijn nog meer eigenschappen in te stellen. Deze vind je door ervoor
te zorgen dat het venster Query's en verbindingen zichtbaar is door te klikken
op de juiste knop op het lint op de Gegevens tab:
Je kunt dan rechts-klikken op de query en Eigenschappen kiezen:
De oude wizard tekst
importeren gebruiken
De oude wizards weer zichtbaar maken
Sinds Excel 2016 is Power Query ingebouwd in Excel. Om het gebruik van
PowerQuery te promoten, zijn toen de oude wizards verborgen. Zo krijg je
deze weer terug:
Klik Bestand, Opties en klik op de tab Gegevens. Vink de wizards aan
die je nodig hebt, zie hieronder:
Vervolgens vind je hier de oude wizard tekst importeren:
Instellen welk (soort) bestand geïmporteerd moet worden
Selecteer eerst het werkblad waar je de gegevens in wilt ontvangen. Zoek
op het lint de tab Gegevens en klik vervolgens op de drop-down "Gegevens
ophalen", dan op Oude wizards en tenslotte op de knop "Uit tekst (verouderd)".
Selecteer het juiste bestand uit het volgende dialoogvenster:
Het dialoogvenster Tekstbestand importeren.
Tot nu toe hebben we alleen maar opgegeven wat we willen importeren.
Nu is het tijd om aan te geven hoe dit moet gebeuren.
Klik op de Openen knop. De Wizard Tekst importeren opent haar deuren:
Stap 1 van de Wizard Tekst importeren, definieer het bestandstype.
In dit voorbeeld heb ik aangegeven dat mijn bestand van het type Windows
(ANSI) is en dat ik een bestand heb met scheidingstekens. Klik op Volgende
als de instellingen goed staan voor jouw bestand.
Stap 2 van de wizard geeft de mogelijkheid om de scheidingstekens in
te stellen. Ik heb hem ingesteld op Komma:
Stap 2 van de Wizard Tekst importeren, definieer het scheidingsteken
Klik weer op Volgende om in stap 3 te komen, waar je voor iedere kolom
kunt instellen wat het formaat van die kolom moet zijn. Ik heb het datumformaat
van de eerste kolom ingesteld op de volgorde DMJ. Klik op een kolom als
je het formaat ervan wilt aanpassen.
Stap 3 van de Wizard Tekst importeren, kolom formattering
instellen
Als je op de knop Geavanceerd klikt, dan kan je instellen welk decimaalteken
moet worden gebruikt tijdens het importeren:
Het dialoogvenster Geavanceerde instellingen voor tekst
importeren
Merk op, dat de instellingen in dit venster gelden
voor alle kolommen.
Nadat alle kolommen zijn ingesteld klik je op de knop Voltooien. Excel
opent nu het venster Gegevens importeren en vraagt daarmee waar je de gegevens
wilt plaatsen. Selecteer de juiste plek in je bestand.
Het dialoogvenster Gegevens importeren
Ho nu even! Nog niet op OK klikken! Klik op de knop Eigenschappen. Het
dialoogvenster Eigenschappen extern gegevensbereik opent zich. Hier kan
je enkele belangrijke instellingen wijzigen.
Het dialoogvenster Eigenschappen extern gegevensbereik
Merk op, dat ik enkele belangrijke eigenschappen heb uitgelicht. Ik bespreek
die hieronder.
Querydefinitie opslaan
Laat deze aangevinkt, anders moet je de instellingen telkens opnieuw
doen en dat was nou net niet de bedoeling!
Vragen om bestandsnaam bij vernieuwen
Als je dit vakje aan vinkt, dan zal Excel bij het vernieuwen van de gegevens
altijd om een bestandsnaam vragen. Laat dit vakje uitgevinkt als je bestandsnaam
en -locatie steeds dezelfde is.
Bestaande cellen overschrijven met nieuwe gegevens, ongebruikte cellen
wissen
Welke selectie hier het beste is, hangt helemaal af van je specifieke
situatie. De eerste twee mogelijkheden zorgen ervoor, dat gegevens onder
je importeerbereik omlaag geduwd worden c.q. omhoog getrokken worden als
je meer of minder gegevens importeert.
Ik beveel aan om voor te importeren gegevens een apart werkblad
te nemen, waarop niets anders staat dan het importeerbereik en eventuele
naastgelegen formules.
Formules doorvoeren naar aangrenzende kolommen
Een hele handige optie. Heb je het plan om een berekening te doen met
elke rij van de import, dan zorgt deze optie ervoor dat deze cellen ook
formules blijven houden als de hoeveelheid gegevens toeneemt.
Klik OK als je tevreden bent met de instellingen.
Importeren van de gegevens
Tenslotte klik je op OK en je gegevens worden ingelezen. Mijn werkblad
ziet er nu zo uit:
Resultaten na het importeren
Nu de import juist is ingesteld zou ik het bestand maar eens opslaan.
De gegevens vernieuwen
Tot nu toe was alles erop gericht om de import instellingen juist te
krijgen en ervoor te zorgen dat we die niet nog eens hoeven in te stellen.
Maar hoe importeer je nou een nieuw bestand? Heel eenvoudig. Klik op een
willekeurige cel in de tabel.
Vervolgens moet er op "Vernieuwen" worden geklikt.
Op de tab Gegevens bevindt zich de groep "Verbindingen" met daarin de
knop "Alles vernieuwen". Klik daarop en kies voor Vernieuwen:
Als je de optie om te vragen om een nieuw bestand had ingesteld
moet je dat nieuwe bestand nu opgeven .
Zo. Klaar!
Conclusie
Het importeren van tekst bestanden in Excel kan een arbeidsintensief
proces zijn, als je dezelfde stappen steeds opnieuw moet doen. Door de importopties
die Excel biedt op de juiste manier te gebruiken kan je jezelf echter veel
tijd besparen. Tegelijkertijd neemt hierdoor de consistentie van je gegevens
toe doordat er geen fouten meer worden gemaakt bij het importeren.
Dit artikel heeft een overzicht gegeven over hoe e.e.a. in Excel kan
worden ingericht.
Mocht je vragen en/of opmerkingen hebben, hieronder is de mogelijkheid
deze in te vullen.
