Home Nieuwsbrief

This page in EnglishHome > Artikelen index > Gegevens invoer Hulp

Gebruikersvriendelijke gegevensvalidatie met weergave van hulp die niet in de weg staat

Inhoud

Inleiding

Ik ontwerp regelmatig Excel werkmappen waarin de gebruiker gegevens moet invoeren. Wanneer ik een dergelijke werkmap maak, maak ik gebruik van:

Dit artikel gaat vooral over het gebruik maken van het Invoerbericht van gegevensvalidatie.

Cel stijlen

Als je een invoerscherm ontwerpt in Excel dan is het een goed idee gebruik te maken van cel stijlen om het doel van bepaalde cellen op het invulformulier te verduidelijken en om de gebruiker te leiden naar waar zijn aandacht vereist is.

Een eenvoudig invoerschermpje zou er zo uit kunnen zien:

Een simpel invulformulier in Excel

Ziet er aardig uit, is het niet?

Merk op, dat ik niet handmatig de formattering heb aangebracht maar dat ik gebruik heb gemaakt van ingebouwde celstijlen::

Gebruikte cel stijlen

Hoewel ik best blij ben met de door Microsoft geleverde stijlen zijn er toch wat dingetjes die me niet zo bevallen, Microsoft heeft haar werk niet helemaal af gemaakt. Kijk maar eens naar de opmaak opties van de Invoer stijl:

Invoer stijl eigenschappen

Zie je wat er mis is? Nee? Men heeft vergeten beveiliging in te stellen! Dus als ik besluit om het werkblad van een wachtwoord te voorzien, dan kan de gebruiker niks invoeren. Daarom is het een goed idee om altijd een gebruikers-gedefinieerde stijl toe te voegen, laten we deze "InputUnprotected" noemen. En misschien nog enkele meer, voor het geval ik de getalsopmaak mee wil nemen:

OK, genoeg over stijlen. Wil je er meer over weten, lees hier meer over cel stijlen.

Duidelijke aanwijzingen

Je zou denken dat het logisch is, maar ik heb erg veel werkbladen gezien waar gegevens moeten worden ingevoerd zonder dat direct duidelijk is wat er van de gebruiker verwacht wordt. Het wordt dan aan de fantasie van de gebruiker overgelaten wat er van hem wordt verwacht en welke informatie in welke cellen moet. Mijn schermafdrukjes hierboven getuigen van niet al te veel inspiratie tijdens het maken van het voorbeeld, alleen bij de eerste invoercel is enigszins duidelijk welke informatie wordt verwacht (alhoewel je ook zou kunnen opmerken dat alleen vragen om "naam" niet eenduidig is).

Gegevensvalidatie

En dan nu het leuke stuk van het artikel. Gegevensvalidatie. Klik op de cel naast "Naam" en open het gegevensvalidatie dialoogvenster. Vergeet het eerste tabje, dat ken je al als het goed is. We kijken naar het tabje "Invoerbericht"!

Tabje Invoerbericht van Gegevensvalidatie

Dat ziet er nuttig uit, niet? Je kunt een titel opgeven en een invoerbericht, waarmee je uitgebreide informatie kunt verschaffen over wat er van de gebruiker verwacht wordt! Maar er is een probleempje. Het is (natuurlijk) uitgebreid en het berichtvenster gaat niet uit de weg:

Gegevensvalidatie invoerbericht weergave

Het invoerbericht bedekt bovendien de overige invoercellen en is nogal afleidend, vooral als het formulier veel invoercellen heeft. En je kunt de locatie van het bericht niet veranderen. Je kunt het aan de kant slepen, maar die nieuwe positie vergeet Excel weer en bovendien wordt dat ineens de positie voor álle invoerberichten!

Een betere manier, geen popup berichtje maar hulp wanneer het nodig is

Ik heb deze kwesties opgelost op een heel nieuwe wijze die ik hier wil laten zien. Je hebt vast de kleine (i) icoontjes wel gezien naast de invoercellen. Die heb ik als volgt gemaakt.

Cel stijl opmaakvenster

Cel stijlen keuzelijst

Zie je dat mooie i icoontje? De vakken in deze dropdown geven een impressie van hoe de cel eruit zal zien na toepassen van de stijl. Dat betekent ook het lettertype. Als je dus een "begrijpelijke" naam wilt gebruiken voor de stijl, dan wordt deze dankzij het Webdings lettertype onleesbaar (ik gebruikte hieronder 'SomeNameForTheStyle'):

Cell Styles drop-down 2

En omdat de letter i in het Webdings lettertype eruitziet als een informatie icoontje dacht ik dat dat wel een geschikte naam zou zijn!

Tenslotte wil ik nog een leuk effect toevoegen aan het icoontje, ik wil graag dit zien als ik de muis erover heen beweeg:

Klik hier voor help

Dit maak je als volgt:

Als je de hyperlink toevoegt voordat je de gegevensvalidatie instelt en de stijl toepast, dan hoef je niet twee keer de stijl toe te passen.

 


Vragen, suggesties en opmerkingen

Laatste 8 commentaren van in totaal 10 (Toon ze allemaal):

 


Commentaar van: Pieter VS (3-12-2020 20:24:00) deeplink naar dit commentaar

Kan er bvb formule ingebouwd worden? Ik heb een werkblad waarbij men eerst moet selecteren in welk taal.
Al de rest wordt dan automatisch omgezet in gewenste taal voor de invoer/input. Maar voor deze invoerbericht lukt het mij niet om in ander taal te zetten... Het blijft nederlands...


Commentaar van: Jan Karel Pieterse (4-12-2020 11:36:00) deeplink naar dit commentaar

Hoi Pieter,

Helaas zijn meerdere van de gebruikte technieken niet toegankelijk voor het gebruik van formules en zal je of afzonderlijke bladen voor de talen moeten maken, of VBA gebruiken die de diverse eigenschappen aanpast aan de taal.


Commentaar van: Guus2005 (27-1-2021 16:24:00) deeplink naar dit commentaar

Hoe voorkom ik dat de gegevensvalidatie wordt overschreven door control-v? Ik hoop dat er meer mogelijkheden zijn dan "pastespecial" en kies voor "values".


Commentaar van: Jan Karel Pieterse (27-1-2021 16:53:00) deeplink naar dit commentaar

Hoi Guus,

Ik ben bang dat dat (nog steeds!) niet is gefixt. Je kunt er hier op stemmen dat ze er (eindelijk) eens iets aan doen:

https://excel.uservoice.com/forums/304921-excel-for-windows-desktop-application/suggestions/10686822-stop-copy-paste-overwriting-data-validation


Commentaar van: John van der Putte (19-3-2021 12:49:00) deeplink naar dit commentaar

Al mijn invoerberichten komen op dezelfde plaats te staan. Is dit normaal gedrag?


Commentaar van: Jan Karel Pieterse (19-3-2021 13:59:00) deeplink naar dit commentaar

Hoi John,

Ik begrijp niet helemaal wat je bedoelt?


Commentaar van: John van der Putte (19-3-2021 15:07:00) deeplink naar dit commentaar

Ik ben er al achter wat er gebeurt: als je een getoont invoerbericht verplaatst worden alle andere invoerberichten automatisch op die zelfde plaats getoond. Bij het weer opnieuw inladen van het excelsheet werkt het weer zoals het bedoeld is: de invoerberichten komen onder (of in de buurt van) het info-icoon.

Groot voordeel van invoerberchten t.o.v. cel-opmerkingen: invoerberichten worden wel altijd volledig getoont als ze aan de zijkant van het venster zitten, en dat is bij opmerkingen niet het geval.

Nu nog kijken in VBA hoe ik een invoerbericht qua afmeting en positie aan mijn eigen wensen kan aanpassen want de tekstafbreking laat erg vaak te wensen over.


Commentaar van: Jan Karel Pieterse (19-3-2021 17:49:00) deeplink naar dit commentaar

Hoi John,

Ik snap het!


Heeft u vragen, suggesties of opmerkingen? Gebruik dan dit formulier.

Mocht uw vraag niet direct relevant zijn voor deze pagina, maar een algemene Excel vraag betreffen, dan adviseer ik om deze hier te stellen: excelexperts.nl/forum/index.php.




Als u VBA code in uw commentaar plaatst, gebruik dan [VB] tags: [VB]Uw code[/VB].