Most Valuable Professional


View Jan Karel Pieterse's profile on LinkedIn subscribe to rss feed
Subscribe in a reader

Subscribe to our mailing list

* indicates required

Bestand crasht Excel!!

Red mijn werkmap!
De beste tool voor Excel bestanden met problemen.

Cursussen

Excel VBA Masterclass (Engels)
Excel VBA voor Financials

Third party tools

Speed up your file

FastExcel
The best tool to optimise your Excel model!

Repair your file

Stellar Phoenix Excel Repair
Best tool to repair corrupt Excel sheets and objects
Home > Nederlandse site > Artikelen > Cocreatie
This page in English

Cocreatie in Office 365. Een mooie optie met onverwachte bijwerkingen

Als je Office 365 gebruikt en toegang hebt tot OneDrive for Business of Sharepoint dan zal binnenkort een nieuwe optie beschikbaar komen (die al beschikbaar is voor iedereen die meedoet met het Office insider programma). Deze optie is Cocreatie genoemd.
De optie maakt het mogelijk om samen te werken aan een Office document (Excel werkmap, Word document, Powerpoint presentatie) met een collega. Iedereen die dat document bewerkt zal alle wijzigingen zien die door de collega('s) is (zijn) gedaan. En het werkt op verschillende apparaten (Ja, ook op desktop Excel!).

Bijwerkingen?

Inderdaad, bijwerkingen. Ik beperk me in dit artikeltje even tot Excel omdat Excel anders gebruikt wordt dan Word of Powerpoint.
Om Cocreatie te laten werken is nieuwe functionaliteit aan Office toegevoegd dat "Automatisch Opslaan" is genoemd (Ik weet het, lang geleden had Excel een Autosave add-in, maar die is een paar versies geleden afgeschaft). Dit Automatisch Opslaan is nodig om de wijzigingen tussen de verschillende mensen die het document aan het bewerken zijn te synchroniseren. Om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen zogezegd.
Wat is nu die bijwerking waarover je het hebt zou je kunnen vragen? Dat is dit dialoogvenster:

Do you want to save changes

Precies!

Wat kan mij dat schelen, deel 1

Kijk eens even naar dit werkproces: Nou, niet als je bestand opgeslagen is op OneDrive of Sharepoint. Automatisch Opslaan staat daar standaard altijd aan, om te zorgen dat Cocreatie werkt. En wijzigingen worden zeer regelmatig opgeslagen. Dit betekent dat je wijzigingen zeer waarschijnlijk al opgeslagen zijn en er geen makkelijke weg terug is.

Wat kan mij dat schelen, deel 2

Een ander werkproces: Dus in beide bovenstaande scenario's zou het handig zijn om de Automatisch Opslaan optie uit te zetten. Dit gaat als volgt:

Automatisch Opslaan uitzetten

Gelukkig is het makkelijk om Automatisch Opslaan uit te zetten en dit wordt onthouden voor het bestand (Nadat je het bestand -inderdaad- hebt opgeslagen). Gewoon de schakelaar linksboven op de titelbalk van Excel omzetten:

Excel window caption indicating Autosave is on

Daarna ziet deze er zo uit:

Excel window caption indicating Autosave is off

Hierna gedraagt het bestand zich weer zoals je gewend was en kun je naar hartenlust je Excel bestand bewerken en zonder opslaan sluiten zorgt ervoor dat je bestand niet wordt gewijzigd. Maar uiteraard zal Cocreatie voor dit bestand vanaf nu uitgeschakeld zijn.

Wijzigingen ongedaan maken

Wat nou als je vergeten was Automatisch Opslaan uit te zetten en je hebt per ongeluk iets gewijzigd dat niet ongedaan gemaakt kan worden (zoals het verwijderen van een werkblad)? De weg terug is het nieuwe klok icoontje in de rechterbovenhoek van het Excel venster:

The Activity button below Excel's close box

Door op dat icoontje te klikken opent het Activiteiten taakvenster:

The Activity task pane

Als je nog weet wanneer je die laatste fatale wijziging hebt gedaan, dan klik je op "Versie openen" van het bestand dat net voor dat tijdstip is vermeld. Excel opent die versie en toont een nieuwe (grijze) balk:

Restoring a previous version

Hiermee kan je dus terug gaan naar de vorige versie, door op de knop Herstellen" te drukken. Je kan ook eerst beide versies (die allebei open zijn in Excel nu) met elkaar vergelijken. Wil je terug naar de vorige versie, dan is het noodzakelijk om de gewijzigde versie eerst te sluiten. Anders loop je kans op foutmeldingen. Uiteraard is dit lastig als ook iemand anders nog in het bestand aan het werken is, vraag eerst iedereen om uit het bestand te gaan (en vraag even wat ze hebben gedaan...). Ik druk op Herstellen en Excel komt met een volgende balk:

Upload failed warning

Omdat ik terug wil naar het origineel kies ik "Wijzigingen negeren" waarna ik dit venster krijg:

Discard changes message

Ik klik Ja. Poe, dat was een reeks verontrustende en verwarrende dialoogvensters en balken waar ik doorheen moest enkel omdat ik mijn wijzigingen niet wilde opslaan!
Dus dat is het dan. Een erg handige nieuwe functie is aan Office toegevoegd maar als je de gewoonte hebt om even snel een bestand te bekijken en wat dingen uit te proberen, daarbij verwachtend dat je gewoon zonder wijzigingen kunt sluiten dan ben je gewaarschuwd: controleer de stand van de Automatisch Opslaan schakelaar links-boven voordat je ook maar iets doet!

 


Vragen, suggesties en opmerkingen

Al het commentaar over deze pagina:


Comment by: Renato (9/28/2017 8:56:47 AM)

Als je een cocreatie hebt in Excel is het dan mogelijk dat de ene gebruiker filters gebruikt waar de ander geen last van heeft. Dus de ander ziet het bestand ongefilterd.
Hetzelfde geldt voor het verbergen van kolommen.

 


Comment by: Jan Karel Pieterse (9/28/2017 1:11:49 PM)

Hoi Renato,

Helaas worden filters ook gesynchroniseerd. We hebben daar al opmerkingen over gemaakt dat dat ongewenst is.

 


Comment by: John (6/12/2018 1:25:24 PM)

Het synchroniseren van de filters/sortering van andere gebruikers is zeer ongewenst en eigenlijk niet te gebruiken in cocreatie. Het uitschakelen van automatisch opslaan is geen optie indien je naast je persoonlijke gewenste weergave (m.b.v filters/sortering) ook cellen moet wijzigen/invullen. Zodra je dan na het wijzigen het werk handmatig wilt opslaan, dan komt vaak de melding dat er een nieuwere versie bestaat met wijzigingen van andere gebruikers. Je kunt dan alleen nog maar een kopie opslaan of je wijzigingen negeren. Een mogelijke work-around is het bestand 2x openen waarvan 1x zonder automatisch opslaan waarin wel je persoonlijk gefilterde weergave gemaakt wordt. Je kunt dan via regelnummer naar de betreffende locatie zoeken in de andere versie, de wijzigingen kunnen hier dan uitgevoerd worden. Erg omslachtig dus. Ik vind het dan ook een kwalijke zaak dat zo'n belangrijke functie op deze manier (niet) werkt.

Het heeft wel de aandacht bij Microsoft, dus hopelijk komt er snel een mooie update. Om hier prioriteit aan te geven kan er gestemd worden via:

https://excel.uservoice.com/forums/304921-excel-for-windows-desktop-application/suggestions/31976935-filtering-needs-to-work-in-co-authoring

 


Comment by: Jan Karel Pieterse (6/12/2018 2:19:36 PM)

Hoi John,

Helemaal mee eens.

 


Comment by: Marisa van der Holst (8/22/2018 11:53:19 AM)

Ik ben aan het kijken om met drie personen tegelijk in excel middels co creatie aan een documenten te werken. Nu heb ik op alle laptops office 364, one drive en de juiste (nieuwste) versie van excel staan echter op 1 laptop werkt de functie automatisch opslaan niet (gene mogelijkheid om aan te zetten). Het document wordt gelopen middels one drive en als hij wordt opgeslagen zijn de wijzigingen ook verwerkt in het gezamenlijke bestand. Dus naar mijn idee zou alles goed moeten zijn echter die functie werkt dus niet. Iemand nog een idee waar ik dat zou kunnen oplossen?

 


Comment by: Jan Karel Pieterse (8/23/2018 2:56:05 PM)

Hoi Marisa,

Die ene PC die het niet doet, staat daar wel Office 365 op? Zo ja, kijk eens of die wel is bijgewerkt tot dezelfde versie als de andere PC's.

 


Heeft u vragen, suggesties of opmerkingen? Gebruik dan dit formulier.

Mocht uw vraag niet direct relevant zijn voor deze pagina, maar een algemene Excel vraag betreffen, dan adviseer ik om deze hier te stellen: www.eileenslounge.com.

Uw naam (verplicht veld):

Uw e-mail adres (Niet verplicht, dit adres wordt alleen gebruikt om u te informeren wanneer uw commentaar geplaatst wordt)

Uw verzoek of commentaar (max 2000 karakters):

Als u VBA code in uw commentaar plaatst, gebruik dan [VB] tags: [VB]Uw code[/VB].

Ik geef toestemming voor de verwerking van deze gegevens en voor de weergave van mijn naam en commentaar op deze website conform ons privacy beleid.